Olen saanut toimia riskienhallinnan parissa useita vuosia ja usein havainnut että riskienhallintaa pidetään organisaatiossa vain johdon, esimiesten tai riskienhallintapäällikön juttuna. Käsitys luo itsessään riskin: kaikkia riskejä ei tunnisteta ajoissa.
Nykyisessä tehtävässäni Työllisyysrahaston riskienhallintapäällikkönä olen uurastanut sen eteen, että jokainen työntekijämme kuuluu ja haluaakin kuulua osaksi riskienhallinnan kokonaisuutta. Työtä riittää, mutta olemme oikealla polulla.
Digi- ja väestöviraston (DVV) vastuulla oleva Julkisen hallinnon digitaalisen turvallisuuden johtoryhmä VAHTI asetti viime kesänä viisi työryhmää ratkomaan keskeisiä asiantuntijoiden ja johdon tunnistamia haasteita, jotka uhkaavat digitaalista turvallisuutta. Sain ilokseni mahdollisuuden toimia Riskienhallinnan kehittämisen työryhmän puheenjohtajana.
Työryhmässämme on keskusteltu paljonkin riskienhallinnan arkipäiväistämisen keinoista. Varsinkin tilanteissa, joissa riskienhallinnan tehtävät eivät ole työntekijöiden päätoimisia tehtäviä. Näissä tilanteissa ei välttämättä ole aikaa perehdyttää riskienhallintaprosessia koko henkilöstölle ja tukea henkilöstöä. Silloin riskienhallinta saattaakin jäädä ylimmän johdon tehtäväksi. Kokemuksesta voin todeta, että arkipäiväistäminen vaatii organisaatiossa täysipainoista ja pitkäjänteistä työtä.
Arkipäiväistäminen saattaa kuulostaa tylsältä, mutta tässä kohtaa se on juuri sitä, mitä riskienhallinnalta haluammekin - saada se tärkeäksi osaksi arkipäiväistä työtämme.
Meillä arkipäiväistäminen aloitettiin erilaisista tavoista ilmoittaa riskistä: lisäsimme sähköisen lomakkeen intraan ja kannustamme ilmoittamaan riskeistä esimiehelle, johtoryhmän jäsenelle tai riskienhallintapäällikölle. Meillä on jopa fyysinen postilaatikko toimitiloissamme riskihavaintoja varten. On tärkeää kuulla koko henkilöstön havaintoja mahdollisista riskeistä.
Olen vieraillut säännöllisesti tiimeissä kertomassa riskienhallinnasta ja sen tärkeydestä. Aiheen on tärkeää olla esillä ja helposti tavoitettavissa. Myös luottamukselliset keskustelut on hyvä mahdollistaa, sillä kaikki eivät välttämättä halua ilmoittaa riskeistä avoimesti.
Riskienhallinta pitäisi olla kokouksen agendalla, jotta riskejä tulee aidosti käsiteltyä. Henkilöstö tekee työtä etulinjassa ja huomaa työssään mahdollisia toiminnan operatiivisia riskejä, joten heillä täytyy olla mahdollisuus keskustella näistä havainnoista. Ensivaiheessa ei kannata erotella liian jyrkästi ongelmia ja riskejä. Ongelmatkin täytyy kuitenkin hoitaa ja niistä saattaa syntyä riskejä, jos niitä ei hoideta ajoissa. Projekteissa ja muutoksissa riskienhallinnan merkitys korostuu. Määritelty ja säännöllinen malli hoitaa riskien tunnistaminen ja läpikäynti ovat tärkeitä.
Viestintä on tärkeä osa riskienhallintaa. Kirjoitan aiheesta säännöllisesti kuukausittain intraan, jotta aihe pysyy mielessä ja henkilöstö saa ajankohtaista tietoa.
Riskienhallinnassa tapahtuu paljon: on järjestelmämuutoksia, prosessimuutoksia ja yleisesti uutisia riskienhallinnasta - välillä vähän kepeämmälläkin tyylillä, muistuttaen prosessin olemassaolosta ja ennen kaikkea sen tärkeydestä.
Riskienhallinnan täytyy olla prosessina tuttu, minkä vuoksi koko henkilöstöä on hyvä kouluttaa. Aloitamme perehdytyksellä, jotta uudetkin henkilöt pääsevät jouhevasti mukaan tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä ja tätä kautta ottamaan riskienhallinta osaksi arkipäivää. Lisäksi meillä on tuotettu koulutusvideoita riskienhallinnan järjestelmän käytöstä sekä riskienhallinnan perusteista.
VAHTI Riskienhallinnan kehittämisen työryhmässä olemme yhdessä DVV:n asiantuntijoiden kanssa toteuttaneet Riskienhallinnan koulutuksen, jota suosittelemme kaikille riskienhallinnasta kiinnostuneille. Löydät koulutuksen DVV:n Digiturvallinen Elämä- koulutusten sivuilta.
Niin kuin monessa muussakin asiassa, johdon sitoutuminen on tärkeää myös riskienhallinnassa. He kuitenkin omistavat prosessin ja mahdollistavat riskienhallinnan toteutumisen organisaatiossa. Suora yhteys johtoon ja toiminnan läpinäkyvyys ovat olennaisia. Johdon esimerkki suhtautumisessa riskienhallintaan tarvitaan, jotta henkilöstökin sitoutuu prosessiin ja toimintatapoihin.
Vuonna 2020 alkanut koronavirus-pandemia on vaikuttanut merkittävästi erityisesti Työllisyysrahaston taloudellisten riskien hallintaan, mutta myös muuhun rahaston toimintaan. Perustimme koronatilanteen hoitoa ja koordinointia varten kriisinhallintaryhmän, jota johtaa rahaston toimitusjohtaja. Ylläpidämme tilannekuvaa rahaston koronatoimista, ohjeistamme rahastolaisia sekä raportoimme toimista aktiivisesti Työllisyysrahastoa valvovalle Finanssivalvonnalle sekä sosiaali- ja terveysministeriölle. Toimenpiteitä on toteutettuna lukuisia ja Työllisyysrahaston talous sekä riskit ovatkin tällä hetkellä hyvässä hallinnassa.
Pandemiassa toiminnan jatkuvuuden turvaaminen on organisaatioiden tärkeimpiä asioita, jotta huolehditaan asiakkaista, taloudesta ja olemassaolon oikeutuksesta. Hyödynnetään pandemiaa vahvistamalla riskienhallinnan prosessia ja opettamalla sen tärkeyttä kaikkialla organisaatioissamme. Arkipäiväistetään riskienhallinta niin normaaliksi toiminnaksi, ettei se jää missään vaiheessa tekemättä.
Paula Kuntsi-Ruuska
Riskienhallintapäällikkö
